프린터 전원이 분명히 켜져 있고 VPN도 사용하지 않는데, 인쇄하려고 하면 컴퓨터가 프린터를 오프라인 상태로 인식하는 경우가 있습니다. 이는 프린터 자체가 고장 난 것이 아니라, 컴퓨터와 프린터 사이의 연결 정보나 인쇄를 관리하는 프로그램에 문제가 생긴 경우가 대부분입니다. 원인을 하나씩 점검하는 순서로 정리하겠습니다.
오프라인의 진짜 의미
여기서 말하는 ‘오프라인’은 프린터의 전원이 꺼졌다는 뜻이 아닙니다. 컴퓨터가 프린터와 정상적으로 통신하지 못하고 있다는 뜻입니다. 그래서 전원 스위치를 아무리 확인해도 오프라인 표시가 계속 뜰 수 있습니다. 원인은 주로 다음 네 가지 중 하나입니다.
- 윈도우에서 프린터를 일부러 오프라인 상태로 설정해 둔 경우입니다.
- 인쇄 작업을 관리하는 윈도우의 인쇄 스풀러 서비스에 문제가 생긴 경우입니다.
- 네트워크 프린터인 경우, 컴퓨터가 기억하는 프린터의 IP 주소와 실제 프린터의 IP 주소가 달라진 경우입니다.
- 프린터 드라이버나 USB·네트워크 연결 자체에 문제가 생긴 경우입니다.
1단계: 오프라인 설정부터 해제
가장 먼저 확인할 부분입니다.
- 윈도우 설정에서 ‘블루투스 및 장치’로 들어가 ‘프린터 및 스캐너’를 선택합니다.
- 사용 중인 프린터를 눌러 인쇄 대기열을 엽니다.
- 메뉴에서 ‘프린터 오프라인으로 사용’이 체크되어 있다면 해제합니다.
이 항목은 인쇄 작업을 잠시 멈춰 두려고 할 때 쓰는 기능인데, 실수로 체크되어 있으면 프린터가 켜져 있어도 계속 오프라인으로 표시됩니다.
2단계: 인쇄 스풀러 서비스 재시작
1단계로 해결되지 않는다면, 대부분 여기서 해결됩니다. 인쇄 스풀러는 컴퓨터가 보낸 인쇄 명령을 순서대로 저장했다가 프린터로 전달하는 윈도우 내부 서비스입니다. 이 서비스가 멈추거나 오류가 나면, 프린터와 정상적으로 통신하지 못해 오프라인으로 표시됩니다.
- 먼저 인쇄 대기열에 걸려 있는 작업을 모두 취소해 대기열을 비웁니다.
- 작업 표시줄 검색창에 ‘서비스’를 입력해 서비스 관리 창을 엽니다.
- 목록에서 ‘인쇄 스풀러(Print Spooler)’를 찾아 마우스 오른쪽 버튼을 눌러 ‘다시 시작’을 선택합니다.
서비스를 재시작해도 안 된다면, 컴퓨터를 완전히 재부팅하는 것도 스풀러를 포함한 관련 구성 요소를 새로 고치는 데 도움이 됩니다.
3단계: 연결 방식에 따라 점검
여기까지 해도 안 된다면 연결 방식에 따라 다르게 접근합니다.
- USB로 연결한 경우: 케이블을 뽑았다가 다시 꽂아 보고, 가능하면 다른 USB 포트에 연결해 봅니다.
- Wi-Fi나 네트워크로 연결한 경우: 프린터와 컴퓨터가 같은 네트워크에 있는지 확인하고, 프린터 화면의 네트워크 설정 메뉴에서 실제 IP 주소를 확인합니다. 이 IP가 컴퓨터에 등록된 프린터 포트 설정과 다르면 통신이 되지 않습니다. 공유기에서 프린터에 고정 IP를 할당해 두면 이런 문제가 다시 생기는 것을 줄일 수 있습니다.
4단계: 그래도 안 되면 드라이버 재설치
위 방법으로도 해결되지 않으면 프린터 드라이버 자체를 다시 설치합니다. ‘설정’의 프린터 및 스캐너 항목에서 문제의 프린터를 제거한 뒤, 제조사(삼성, HP, 캐논, 브라더 등) 홈페이지에서 최신 드라이버를 내려받아 새로 설치합니다. 이때 프린터 모델과 USB·Wi-Fi 중 어떤 방식으로 연결했는지 알아 두면, 제조사 고객센터에 문의할 때도 더 빠르게 도움을 받을 수 있습니다.